Initiatives nationales

L’accord en matière d’établissement

Annexes
Le code de bonnes pratiques de financement

Un Code de bonnes pratiques de financement est reconnu depuis 2002. En vertu de ces modalités, le secteur bénévole et communautaire convient de partager un certain nombre de responsabilités pour les bonnes pratiques de financement. Ces pratiques comprennent les suivantes :

• s’assurer que les évaluations des incidences des politiques et des pratiques de financement sur les projets et les programmes tiennent compte des réalités des diverses régions du pays;
• rendre disponible de façon uniforme des renseignements justes et suffisants pour assurer la qualité des prises de décisions et des rapports sur les résultats;
• élaborer des outils d’évaluation (y compris des évaluations par des tiers) pour mesurer les résultats à long terme du financement au niveau du programme du Ministère ou de l’organisme (et non pas au niveau du projet); établir des processus de collaboration décrivant clairement les rôles et les responsabilités, et y avoir recours pour prendre des décisions relatives au processus de financement;
• échanger l’information et accroître la sensibilisation pour améliorer la compréhension réciproque;
• décrire les résultats convenus à l’égard des activités et des programmes financiers;
• communiquer conjointement les résultats et les succès communs lorsque possible.

Les « bonnes pratiques » sont regroupées selon un certain nombre de principes. Tant le secteur bénévole et communautaire que le gouvernement du Canada se sont engagés à respecter ces principes à de nombreux égards. Ces derniers sont indiqués ci-dessous sous forme de diagramme par souci de commodité.

Principe : La valeur du secteur bénévole et communautaire

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Mettre en évidence la valeur de ses modes de prestation des programmes et des services et à en faire état;
• Renseigner les ministères et organismes du gouvernement fédéral dans les domaines où le secteur bénévole et communautaire possède une expertise et des connaissances particulières;
• Se tenir informé des politiques et des programmes du gouvernement fédéral qui sont pertinents par rapport à ses champs d’activités.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Communiquer avec les organismes du secteur bénévole et communautaire qui sont bien qualifiés pour concurrencer avec le secteur privé et les universités en vue d'obtenir des fonds pour la recherche;
• Prendre en compte, dans les critères d'examen des propositions de financement, la « valeur unique » que les organismes du secteur bénévole et communautaire apportent à certaines activités entreprises avec le gouvernement du Canada (telles que l’accès aux réseaux, la connaissance de dossiers particuliers, l’expertise dans la prestation de services, l’aptitude à promouvoir l’égalité et l’inclusion sociale);
• Intégrer, au budget d'une activité financée, une part légitime du coût associé à l’apport de cette valeur unique, lorsque celle-ci est indissociable de la réussite du projet;
• Créer des possibilités pour les organismes du secteur bénévole et communautaire d'avoir accès aux marchés fédéraux :
  • en établissant des listes des offres permanentes comprenant le nom des organismes présélectionnés;
  • en créant des listes des organismes du secteur bénévole et communautaire dotés d’un savoir-faire particulier.

Principe : Une capacité renforcée et durable

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Investir dans le développement des ressources humaines et dans la gestion organisationnelle;
• Trouver des sources de financement aussi diversifiées que possible;
• Démontrer sa volonté de travailler avec le gouvernement en appliquant des politiques et des pratiques de fonctionnement équitables et efficaces;
• Explorer, de concert avec les bailleurs de fonds gouvernementaux, la possibilité de recourir à des ententes de financement pluriannuelles, et évaluer les répercussions potentielles de telles ententes sur la stabilité et les processus de planification à long terme des organismes;
• Identifier et estimer les coûts d’infrastructure, tels que la gestion de l’information et la technologie de l’information, les affiliations, les installations, les exigences en matière de gestion des ressources humaines et de gestion financière (par exemple la vérification externe), lors de l’établissement de prévisions budgétaires.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Recourir à des ententes de financement pluriannuelles et élaborer et mettre en œuvre des mécanismes visant à faciliter leur utilisation, lorsque la conjoncture s’y prête, afin d’accroître la stabilité et la capacité de planification à long terme des organismes;
• Prévoir une période de transition raisonnable et souple lorsque les changements majeurs doivent être apportés à une activité financée actuelle; avoir recours aux accords flexibles à la disposition des ministères et effectuer des versements anticipés ou échelonnés pour répondre aux objectifs du programme, y compris le report sur des exercices ultérieurs de la valeur nominale des paiements anticipés inutilisés en fin d’exercice;
• Effectuer des versements en fonction d’un calendrier convenu et prendre en compte l’importance et la nature du financement proposé et de l'organisme qui présente la demande;
• Inclure, parmi les dépenses permises dans les budgets des programmes et des projets que doivent mettre en œuvre les organismes du secteur bénévole et communautaire, les coûts d'infrastructure (tels que la gestion de l’information et la technologie de l’information, les affiliations, les installations, ainsi que les exigences en matière de gestion des ressources humaines et de gestion financière – par exemple les vérifications) essentiels à la mise en œuvre des initiatives admissibles;
• Gérer les fonds de manière efficace pour éliminer les problèmes causés par la distribution, aux organismes, de fonds de financement accumulés en fin d'exercice;
• Recourir à l’approche en matière d’investissement stratégique pour renforcer la capacité des organismes du secteur bénévole et communautaire à collaborer, à long terme, avec le gouvernement dans la poursuite de grands objectifs d’intérêt mutuel au chapitre des politiques et des programmes (voir l’annexe 6 du Code).

Principe : La coopération et la collaboration

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Mentionner les sources de financement, notamment le gouvernement du Canada, dans les documents promotionnels;
• Utiliser ses réseaux étendus pour communiquer l’information et assurer, au besoin, une coordination parmi les organismes afin d’éviter les chevauchements;
• Prendre les mesures nécessaires pour se tenir au courant des outils de planification utilisés par le gouvernement, dont les priorités et les plans liés aux dépenses de programmes, y contribuer au besoin;
• S’efforcer d’améliorer l’efficacité de ses propres pratiques et outils de planification et travailler avec les bailleurs de fonds du gouvernement pour trouver des façons de mieux adapter les programmes aux besoins locaux.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Solliciter et tenir compte des points de vue du secteur bénévole et communautaire sur de meilleures façons de répondre aux besoins actuels ainsi qu’à de nouveaux, par l’entremise de programmes de financement;
• Donner aux organismes du secteur bénévole et communautaire l’accès à des outils de planification utiles et partager systématiquement l'information sur les priorités et les plans (de politiques, de programmes, de recherches) des ministères, des organismes fédéraux et de l’ensemble du gouvernement pour faciliter leurs démarches de planification à long terme;
• Faire preuve de souplesse lors de la mise en œuvre de nouveaux programmes qui satisfont aux grandes priorités fédérales et, le cas échéant, adapter ces programmes pour répondre aux besoins locaux.

Principe : L’innovation

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Déterminer des pratiques de financement novatrices en vue d’améliorer la prestation des programmes en vigueur;
• Engager le dialogue avec les ministères et organismes fédéraux au sujet d'approches de financement inédites pouvant répondre aux nouveaux besoins et problèmes communautaires;
• Examiner au besoin la possibilité de mettre en commun les approches novatrices avec d’autres organismes du secteur bénévole et communautaire et les bailleurs de fonds gouvernementaux.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Déterminer les nouveaux enjeux relatifs aux politiques et aux pratiques de financement et y faire face, ainsi qu’avoir recours à de nouvelles approches de financement pour répondre aux besoins des collectivités;
• Reconnaître le potentiel des organismes du secteur bénévole et communautaire comme une source d’innovations qui pourrait servir à faire progresser les priorités des ministères ou organismes, ou de programmes;
• Reconnaître l’avantage de consacrer à l’innovation, dès l’étape de la conception, une partie du nouveau financement de programme en intégrant à la démarche l’évaluation du risque, la gestion du risque ainsi que des mesures pour rendre des comptes.

Principe : La diversité et l’équité d’accès

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Mettre en œuvre des politiques visant à garantir des possibilités égales tant dans les pratiques d'embauche que dans la prestation des services;
• Diffuser largement les politiques de financement du gouvernement et autres, et à communiquer cette information à l’échelle du secteur.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Reconnaître le potentiel des organismes communautaires, dans leur diversité (religieuse, culturelle, etc.), à contribuer à l’élaboration des programmes et à la prestation des services, et faire preuve de sensibilité aux différences culturelles;
• Faire un effort pour offrir aux organismes qui ont de la difficulté à obtenir du financement public un accès équitable aux programmes financés (tels que les groupes représentant les femmes ou les minorités visibles); pour ce faire, on s’efforcera :
  • de diffuser les renseignements (notamment la façon de présenter une demande) sur les programmes de financement actuels et nouveaux, au moyen de divers modes facilement accessibles;
  • d’améliorer les formulaires de demande en les rédigeant dans un langage clair et moins complexe;
  • de s’assurer que les critères d'admissibilité et les pratiques de financement n’engendrent pas involontairement des obstacles non prévus pour les petits organismes qui ne disposent que de ressources limitées ou qui n’ont pas d'« antécédents » auprès du gouvernement fédéral.

Principe : La responsabilisation

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Garantir une saine gestion financière, notamment des méthodes de comptabilité conformes aux principes comptables généralement reconnus;
• Se doter d’un conseil d’administration efficace et adhérer à des normes déontologiques en matière de souscription de fonds;
• Faire en sorte que les systèmes de contrôle, les pratiques de gestion interne et les mécanismes pour rendre compte aux bénéficiaires et aux bailleurs de fonds soient adéquats;
• S’assurer que les organismes disposent de l’expertise financière nécessaire pour s'acquitter de toutes leurs obligations de gestion financière, d’inscription des données et de rédaction des rapports.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Donner aux normes et aux procédures, relatives aux demandes et à la responsabilisation, la souplesse nécessaire pour tenir compte d’une variété d'approches et de la capacité limitée des petits organismes, mais en même temps, assurer une protection efficace à l’égard des fonds publics et rendre compte de leur utilisation;
• Tenir compte, lors des discussions portant sur le contenu, la qualité et le format des besoins en information du gouvernement fédéral, des procédures de surveillance sur lesquelles se sont déjà entendus les autres bailleurs de fonds de l’organisme du secteur bénévole et communautaire, de même que de tout système d'assurance de la qualité adopté par l'organisme lui-même;
• Convenir de résultats bien définis et mesurables et établir clairement les rôles et les responsabilités;
• Favoriser le respect mutuel de la diversité et reconnaître que les différents groupes communautaires peuvent satisfaire aux exigences gouvernementales en matière de responsabilisation en gérant leurs ressources de façons différentes.

Principe : La transparence et la cohérence

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Garantir la franchise et la transparence des activités et des documents financiers, notamment les frais de gestion et les frais généraux, ainsi que la participation bénévole;
• Fournir des informations financières essentielles et porter à la connaissance du gouvernement fédéral toutes modifications ou irrégularités ou tous retards liés au financement, en temps opportun;
• Offrir sa collaboration dans tout examen financier externe qui pourrait être requis, notamment dans le suivi, l’évaluation et la vérification.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Concevoir un processus harmonisé, à l’échelle du gouvernement du Canada, pour faciliter le financement conjoint de projets, lorsque plusieurs ministères ou organismes travaillent ensemble à la même initiative ou à plusieurs initiatives avec un même client;
• Assurer une compréhension claire et une application cohérente, à l’échelle du gouvernement fédéral, des politiques du Conseil du Trésor du Canada en matière de financement (p. ex. paiements de transfert, affermage, gestion du risque), et les faire connaître aux organismes du secteur bénévole et communautaire avec lesquels les ministères et organismes fédéraux travaillent;
• Énoncer clairement les objectifs et les critères d’admissibilité des programmes de financement et faire en sorte que les formulaires de demande soient compréhensibles et concis;
• Utiliser, dans les formulaires de demande et de communication des données, des éléments communs à l’échelle du gouvernement fédéral;
• S'assurer que tous les demandeurs reçoivent des renseignements précis sur le processus de demande et sur les étapes et les délais associés aux prises de décisions;
• Établir un calendrier de planification réaliste et des normes de services en matière de financement et des engagements en termes de rendement qui définissent quels ministères et quels organismes fourniront l’information requise en temps opportun;
• Définir un point d'accès pour chaque programme de financement et l’inclure dans le guide de demande.

Principe : L’efficience et l’efficacité

Les engagements du secteur bénévole et communautaire

• Voir à ce que des systèmes soient en place pour surveiller et évaluer les activités en fonction des objectifs convenus;
• Satisfaire à temps les exigences en matière de responsabilisation;
• Planifier des investissements dans les programmes de façon stratégique;
• Évaluer périodiquement, et en collaboration avec les utilisateurs, l’efficacité de son utilisation des fonds publics afin qu’il puisse satisfaire au critère d’optimisation des ressources;
• Travailler avec les bailleurs de fonds du gouvernement, suivant le cas, pour définir les exigences en matière de rapports et élaborer des formulaires d’utilisation facile.

Les engagements du gouvernement du Canada

• Faire en sorte que le processus de demande et les exigences en matière de rapport présentent le moins de chevauchements et la plus grande souplesse possible, tout en requérant seulement les informations nécessaires; dans cette optique, encourager l’élaboration et l’utilisation, à l’échelle du gouvernement du Canada, de formulaires et de logiciels génériques et conviviaux, de procédures électroniques de demande et d'établissement de rapports, et de données de base types à présenter une seule fois et à être mises à jour au besoin;
• Élaborer des ententes moins complexes et plus succinctes pour les projets à moindre coût et à moindre risque afin de faciliter le processus de demande;
• Adopter une approche « axée sur le risque » – reposant sur des principes modernes de gestion financière – pour évaluer et surveiller les initiatives et s’assurer que l’approche convient au niveau de financement, à la taille et à la nature de l’organisme;
• Reconnaître les coûts associés à la surveillance et à l’évaluation que devront assumer les organismes du secteur bénévole et communautaire, en prenant ces coûts en considération lorsqu’ils sont inclus dans le budget soumis au titre d’un projet admissible.

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