Exigences en matière de sécurité
pour les fournisseurs de services
PARTIE I : Sécurité des utilisateurs
1. Évaluation de la fiabilité
des utilisateurs
1.1 Historique
CIC offre aux utilisateurs FS (employés et bénévoles)
un nom d'utilisateur et un mot de passe, sur une base du « besoin
de savoir » et avec l'autorisation du directeur général
(DG) ou d'une personne autorisée par le DG, les références
au « DG » dans le présent document comprennent la personne
autorisée. Le terme « utilisateur » dans le présent
document se rapporte aux personnes qui font une demande et à celles
qui ont un nom d'utilisateur et un mot de passe. Le DG ne peut donner
son autorisation que lorsqu'il a effectué une évaluation
de fiabilité de l'utilisateur (les exceptions sont énumérées
à la section 1.3) et lorsqu'il a déterminé que cette
personne est fiable pour accéder à de l'information sur
les clients dans l'iSMRP.
1.2 Vérification de l'information
Une évaluation de fiabilité par le DG suppose la vérification
de certains documents et une vérification du casier judiciaire
afin d'évaluer la sincérité, l'honnêteté,
la droiture et la fiabilité de l'utilisateur. La Partie A du tableau
ci-après sert de guide pour décider quelle information (autre
que les résultats de la vérification du casier judiciaire)
doit être vérifiée au moment d'une évaluation.
Plutôt que de vérifier un ou plusieurs de ces documents,
le DG peut choisir de se fier à sa connaissance personnelle
du particulier. Il est obligatoire, toutefois, de prendre en considération
les résultats d'une vérification de casier judiciaire
(Partie B du tableau) lorsqu'il prend sa décision liée à
l'évaluation de fiabilité.
Tableau d'évaluation de la fiabilité de l'utilisateur iSMRP
| Information de l'utilisateur à vérifier |
But de la vérification |
Exemples de ce qu'il faut vérifier |
| Partie A |
Date de naissance
(c.-à-d.données personnelles) |
Vérifier si l'identité de la personne
faisant l'objet de la vérification est authentique. |
· Certificat de naissance· Autre document
officiel vérifiable |
| Adresse (c.-à-d.
données personnelles) |
Même que précédemment |
· Permis de conduire· Bail ou autre document
officiel vérifiable |
| Études et qualités
professionnelles |
Vérifier l'honnêteté du particulier
au sujet de ses antécédents personnels et professionnels. |
· Études/certificats professionnels
· Autre document officiel provenant d'un établissement
d'enseignement, par exemple une lettre |
| Antécédents
professionnels |
Déterminer si le particulier a été
fiable et vérifier s'il est sincère au sujet de ses
antécédents personnels et professionnels.
Cela ne comprend pas une vérification de crédit. |
· Contact avec des employeurs précédents |
| Références/réputation
personnelle |
Déterminer si la personne a été
honnête, sincère et fiable. |
· Doivent être limitées aux références
fournies par le particulier. |
| Partie B Vérification
du casier judiciaire |
Déterminer si l'utilisateur a, par le passé,
commis des crimes qui pourraient indiquer un risque inacceptable en
relation avec l'accès aux renseignements sur les clients dans
l'iSMRP. |
· À obtenir, par le particulier, du bureau
de police local ou de la GRC. |
1.3 Exceptions
Vous trouverez ci-après des situations au cours desquelles des
personnes, qui ont autrement été autorisées par le
DG à faire une demande de nom d'utilisateur et de mot de passe,
sont exemptées de la nécessité de subir une vérification
de fiabilité : (toutefois le DG a la possibilité d'en
effectuer une)
- Les personnes qui ont été employées par un FS
pendant une période d'au moins trois ans.
- Des particuliers employés par des FS qui ont subi des vérifications
d'antécédents criminels et de sécurité dans
le cadre d'une demande de résidence permanente et qui sont devenues
des résidents permanents dans l'année précédant
leur demande d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe.
- Des personnes qui, aux fins d'un emploi ou lors qu'employées
par un FS, ont subi une vérification de casier judiciaire en
vertu d'un des éléments suivants :
- Politique interne en matière de sécurité
(FS)
- Politique en matière de sécurité d'autres
fournisseurs de fonds/partenaires
- Législation en matière de sécurité
fédérale/provinciale/municipale
- Des utilisateurs existants qui deviennent employés d'un FS
différent, sont tenus de faire une demande de nouveaux noms d'utilisateur
et de nouveaux mots de passe, mais qui ne sont pas tenus de subir une
vérification de fiabilité.
1.4 Conflit d'intérêt
Les DG ne doivent pas exécuter leur propre vérification
de fiabilité.
1.5 Validité, mise à jour
et révocation
Une évaluation de fiabilité positive aux fins d'obtenir
un nom d'utilisateur et un mot de passe reste valide pendant dix
ans au cours desquels un utilisateur est employé par le
FS courant ou un autre; toutefois, le DG peut les mettre à jour
ou les révoquer à n'importe quel moment. Une mise à
jour suppose seulement l'évaluation des résultats d'une
nouvelle vérification de casier judiciaire.
1.6 Sous-contrats
Il incombe aux DG de remplir les évaluations de fiabilité
des utilisateurs qui travaillent pour des organismes avec lesquels le
FS a des sous-contrats. Par ailleurs, ils peuvent déléguer
la tâche au responsable de cette organisation.
2. Traitement de l'information des évaluations
de fiabilité
2.1 Obtention du consentement
Les DG doivent :
- Veiller à ce qu'aucune collecte d'information liée à
une évaluation de fiabilité ne soit entreprise sans le
consentement de la personne visée.
- Informer les particuliers qui ne consentent pas à ces vérifications
qu'on ne tiendra plus compte de leur demande d'accès à
l'iSMRP.
2.2 Vérification de l'information
personnelle, sur les études et sur l'emploi et (ou) des références
Les DG doivent limiter leur vérification des renseignements personnels,
sur les études et sur l'emploi et (ou) des références
(par exemple les éléments dans la Partie A du tableau d'évaluation
de la fiabilité de l'utilisateur iSMRP) aux cinq dernières
années. La vérification de l'un ou de tous ces éléments
contribue à l'évaluation par le DG visant à établir
si un utilisateur est fiable, honnête et sincère.
2.3 Vérification du casier judiciaire
Une vérification du casier judiciaire est effectuée par
le poste de police local ou par la section civile de la Gendarmerie royale
du Canada (GRC) selon le bureau qui a l'autorité voulue dans la
région du FS. Un certificat indiquant les résultats est
émis. L'existence d'un casier judiciaire peut être, mais
n'est pas nécessairement, suffisante pour refuser la fiabilité.
Un casier judiciaire peut être envisagé à la lumière
des fonctions et des tâches à exécuter, de la nature
et de la fréquence du délit et du temps qui s'est écoulé
depuis.
Le DG doit déterminer ce qui suit :
- L'attitude de la personne face à un délit pour lequel
elle n'a pas été graciée et la mesure selon laquelle
elle a modifié son comportement à cet égard.
- La récurrence probable de délits semblables et leur
effet possible sur la fiabilité du particulier.
Le DG ne doit pas demander de renseignements au sujet d'une infraction
criminelle pour laquelle une grâce a été
accordée.
Les résultats d'une vérification de casier judiciaire
pour le processus d'évaluation de fiabilité iSMRP restent
valides pour une période de douze mois après
la date d'émission.
2.4 Comment remplir un « Formulaire
d'autorisation et d'évaluation de la fiabilité de l'utilisateur
iSMRP »
Lorsqu'ils remplissent une évaluation de fiabilité, les
DG peuvent utiliser le :
Ce formulaire
a été conçu comme outil pour faciliter le travail
des DG et il n'est pas nécessaire de le remplir.
<< précédent | contenu | suivant >>
| 